امیر خسرو مدیر شهلا با بیان این مطلب و تشکر از زحمات همکاران خود گفت : از آنجائی که زیر ساخت های لازم مدت هاست که با راه اندازی سیستم پرسنلی و گردش مکاتبات تحت وب در دانشگاه ایجاد شده است لذا در راستای بهبود مستمر فعالیت های سازمانی ، فرآیندهای جاری ارتقاء یافته و زمینه صرفه جویی ، مدیریت سبز و حذف کاغذ در این فرایند فراهم آمده است  .

مدیر شهلا ادامه داد . تاکنون فرآیندهایی از جمله مرخصی ها و مأموریت روزانه از طریق سیستم پرسنلی اجرایی شده است و این روند رو به ارتقاء در سایر فرآیندهای اداری همچنان ادامه دارد .

وی افزود : سالیانه تنوع زیادی از احکام کارگزینی با تلاش همکاران کارگزینی در دانشگاه تهیه و صادر می شود که در روش سنتی این احکام حداقل در 4 نسخه چاپ و به امضاء مسئولین می رسد و نسخه های مربوط در دبیرخانه ثبت و با صرف هزینه و وقت همزمان بصورت کاغذ ی و بصورت دستی گردش پیدا می کند .

در فرآیند اصلاح شده و با مکانیزاسیون این فرآیند و برقراری ارتباط سیستمی ، صدور و امضاء احکام بصورت الکترونیکی انجام و تصویر حکم کارگزینی به صورت خودکار در سیستم پرسنلی به گردش می افتد  .

وی با اشاره به حذف مراحل گردش کاغذی و توزیع نسخ گفت :

با پرهیز از چاپ ، توزیع و گردش کاغذی اسناد و همچنین استفاده بهینه و مناسبت تر از تجهیزات و ملزومات اداری و منابع انسانی ، صرفه جویی های ریالی و زمانی زیادی برای سازمان عاید و به روش Focus-PDCA  مستند سازی شده است .

ایشان در پایان ضمن تشکر از صمیمیت و تلاش صادقانه همکاران مدیریت منابع انسانی در تحقق این امر مهم تأکید کرد : طراحی و پیاده سازی یک محیط امن برای حفاظت از منابع اطلاعاتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و با توجه به لزوم صیانت از سرمایه ها و دارایی های سازمان به سهولت دسترسی و سرعت بخشیدن در فرآیندهای کاری تأکید و حرکت در مسیر مدیریت سبز ، صیانت از حقوق شهروندی و تکریم ارباب رجوع را جزو اهداف این طرح برشمردند و ارتقای مستمر کیفیت و خدمات و تسری و توسعه این طرح به واحدهای تابعه را جزو برنامه های آتی مدیریت منابع انسانی اشاره نمود .